Organisasi, administrasi dan Manajemen

Pengertian, Definisi, Arti Organisasi dan Unsur – unsurnya

pengertian organisasi merupakan sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih, atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian tujuan bersama, organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu.

1. Organisasi Menurut Stoner

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan orang-orang di bawah pengarahan manajer (pimpinan) untuk mengejar tujuan bersama.

2. Organisasi Menurut James D. Mooney

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

3. Organisasi Menurut Chester I. Bernard

Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

1. Pengertian / Definisi Organisasi Informal dan Organisasi

Formal

1. Organisasi Formal

Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar, serta dengan hubungan kerja yang rasional. Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

2. Organisasi Informal

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Contoh : Arisan ibu-ibu sekampung, belajar bersama anak-anak SD dan lain-lain.

1. Ciri – Ciri Organisasi

Kalau kita memperhatikan penjelasan di atas tentang pengertian organisasi maka dapatlah di katakan bahwa setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut:

1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama

Organisasi adalah merupakan merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi orang-orang unutk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap orang tidak mengetahui bagaiman cara bekerja sama tersebut akan dilaksankan. Pengertian tempat di sini dalam arti yang konkrit, tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan demikian tempat sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan sebagainya.

2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang

Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupaka proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dalam praktek, jika kerja sam atersebut di lakukan dengan banyak orang, maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi,mempunayi kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama itu hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya.

3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing

Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau pihak hubngan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain.

4. Ada tujuan tertentu

Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cendrung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik.

1. Unsur – Unsur Organisasi

Secara sederhana organisasi memiliki tiga unsur, yaitu ada orang, ada kerjasama, dan ada tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak berdiri sendiri-sendiri, akan tetapi saling kait atau saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan yang utuh. Adapun unsur-unsur organisasi secara terperinci adalah :

1. Man

Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketatalembagaan sering disebut dengan istilah pegawai atau personnel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator) sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja (nonmanagement/workers). Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.

2. Kerjasama

Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua anggota atau semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.

3. Tujuan Bersama

Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah ditetapkan.

4. Peralatan (Equipment)

Unsur yang keempat adalah peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor).

5. Lingkungan (Environment)

Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. Termasuk dalam unsur lingkungan, antara lain :

a. Kondisi atau situasi yang secara langsung maupun secara tidak langsung berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, karena kondisi atau situasi akan selalu mengalami perubahan.

b Tempat atau lokasi, sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi.

c Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. Wilayah operasi dibedakan menjadi :

a). Wilayah kegiatan, yang menyangkut jenis kegiatan atau macam kegiatan apa saja yang boleh dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi

b). Wilayah jangkauan, atau wilayah geografis atau wilayah teritorial, menyangkut wilayah atau daerah operasi organisasi.

c). Wilayah personil, menyangkut semua pihak (orang-orang, badan-badan) yang mempunyai hubungan dan kepentingan dengan organisasi.

d). Wilayah kewenangan atau kekuasaan, menyangkut semua urusan, persoalan, kewajiban, tugas, tanggung jawab dan kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam batas-batas tertentu yang tidak boleh dilampaui sesuai dengan aturan main yang telah ditetapkan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

6. Kekayaan Alam

Yang termasuk dalam kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim, udara, air, cuaca (geografi, hidrografi, geologi, klimatologi), flora dan fauna.

Pengertian Administrasi, Definisi Dan Fungsinya

Pengertian administrasi

Jika menarik sebuah pengertian administrasi secara teori, banyak definisi administrasi yang di kemukakan oleh beberapa orang seperti berikut,

Menurut Ulbert, “Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha”

Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, “Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.”

sedangkan, menurut WH Evans “Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.”

Menurut George Terry, “Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.”

Pada pengertian di atas, terdapat dua perbedaan pengertian administrasi yaitu :

Administrasi dalam arti sempit

Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketki-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2).

Administrasi dalam arti yang lebih luas

Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9).

Fungsi Administrasi

Setelah memahami bagaimana pengertian administrasi berikut landasan definisi-definisi yang telah dikemukakan, berikut fungsi administrasi pada sebuah organisasi:

1. Fungsi perencanaan

Pada proses perencanaan daam organisasi pada umumnya menyangkut terhadap keputusan, baik untuk meramalkan dan juga eksekusi keputusan tersebut. Dalam memperkirakan apa yang akan terjadi di masa datang, dilakukan berdasarkan apa yang terjadi di masa masa lalu dan masa kini. Semakin lengkap administrasi data yang diperoleh dan digunakan, maka akan semakin tepat penafsiran terhadap  ketepatan perkiraan perencanaan.

2. Fungsi pengorganisasian

Pada dasarnya fungsi daripada sebuah organisasi berkenaan dengan usaha yang dilakukan untuk mengembangkan mata rantai pada hubungan kerja (formal) dan pembagian di dalam organisasi atau lembaga. Untuk mencapai pada maksud ini, pengorganisasian harus tepat dengan melibatkan usaha identifikasi terhadap setiap tugas-tugas yang akan dilaksanakan, mengelompokkan tugas-tugas sehingga merupakan satuan-satuan, untuk menetapkan wewenang yang diperlukan.

3. Fungsi pengkoordinasian

Hubungan terhadap kegiatan-kegiatan ke arah pencapaian tujuan-tujuan adalah sebuah koordinasi. Jika telah ditetapkan pada semua pekerja mendapat hak untuk melaksanakan pekerjaan dengan cara yang dikehendaki sendiri, maka setiap orang dari pada mereka biasanya akan diberikan bimbingan oleh pikiran dan juga gagasan-gagasan mengenai ha yang dilakukannya tersebut.

PENTINGNYA MANAJEMEN DALAM MENJALANKAN ORGANISASI

Pentingnya Pengorganisasian menyebabkan timbulnya sebuah struktur organisasi, yang dianggap sebagai sebuah kerangka yang masih dapat menggabungkan usaha-usaha mereka dengan baik. Dengan kata lain, salah satu bagian “tugas pengorganisasian adalah mengharmoniskan kelompok orang yang berbeda, mempertemukan macam-macam kepentingan dan memanfaatkan kemampuan-kemampuan kesemuanya kesuatu arah tertentu.” Pendapat ini dikemukakan oleh (George K. Terry).

Sebenarnya yang dimaksud dalam tulisan diatas adalah perlu adanya tindakan-tindakan simultan unit individual atau yang terpisah yang secara bersama-bersama dapat menghasilkan suatu efek total yang lebih besar dibandingkan dengan jumlah komponen-komponen individual. Jadi pengorganisasian merupakn sebuah kasus yang dapat menimbulkan effek yang sangat baik dalam upaya menggerakkan seluruh aktifitas dan potensi yang bisa diwadahi serta sebagai pengawasan manajerial.

Fungsi Manajemen menurut George R.Terry :

- (Planning)

- (Organizing)

-(Actuating)
- (Controlling)

Fungsi Manajemen menurut Luther Gulick :

-(Planning)
-(Organizing)
-(Stafing)
-(Directing)
-(Coordinating)
-(Reporting)
-(Controlling)

Fungsi Manajemen menurut Ernest Dale :

-(Planning)
-(Organizing)
-(Staffing)
-(Directing)
-(Innovating)
-(Respecting)
-(Controlling)

            Manajemen pada prinsipnya bagaimana mengatur kegiatan agar berjalan dengan baik dalam mencapai tujuan secara optimal sesuai dengan yang diinginkan. Tujuan yang diharapkan tersebut,akan berhasil dengan baik bilamana kemampuan manusia yang terbatas baik pengetahuan, teknologi, skill maupun waktu yang dimiliki itu dapat dikembagkan dngan membagi tugas pekerjaannya, wewenang, dan tanggung jawabnya kepada orang lain sehingga secara sinergis dan simbiosis mutuaisme membentuk kerjasama yang baik maka tidak ada “manajemen”. Kalaupun ada adalah manajemen tradisional atau otoriter.

Manajemen dikatakan penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, pada dasarnya :

1.Pekerjaan itu berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri sehingga diperlukan adanya pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya.
2.Suatu organisasi akan berhasil guna dan berdaya guna.

3.Manajemen yang baikm dapat meningkatkan kinerja dari semua potensi yang dimiliki.

4.Manajemen yang baik akan menghindari dan mengurangi pemborosan.

5.Manajemen merupakan suatu pedoman pemikiran dan tindakan kegiatan organisasi.

6.Manajemen merupakan suatu pedoman pemikiran dan tindakan kegiatan organisasi.

7.Manajemen yang baik selalu mengedepankan kerjasama, keharmonisasi, komunikasi yang kontruktif,  seimbang, searah saling menghormati, dan menghargai mencintai sebagai tujuan dapat dioptimalkan.

8.Manajemen diperlukan untuk kemajuan, dan pertumbuhan juga perkembangan agar lebih baik lagi.

”Perbedaan Organisasi Publik dan Organisasi Privat”

A.  Organisasi Publik

                  a.       Pengertian

Istilah publik berasal dari bahasa Latin “of  people” (yang berkenaan  dengan masyarakat).  Sasaran organisasi publik ditujukan kepada masyarakat umum.

Organisasi publik adalah tipe organisasi yang bertujuan menghasilkan pelayanan kepada masyarakat, tanpa membedakan status dan kedudukannya.

b.      Lingkungan Organisasi

Lingkungan dalam organisasi publik :

·         Lingkungan otorisasi, artinya untuk melakukan sesuatu, organisasi publik terlebih dahulu harus mendapat izin atau legalitas.

·         Sumber pendanaan dan wewenang diperoleh melalui lingkungan otorisasi tersebut. Misal, dalam pengajuan anggaran kepada DPR, untuk mendapat pengabsahan atas suatu rencana kegiatan pemerintah. Ini merupakan dasar bagi organisasi publik untuk membangun kapasitas organisasi dan kemampuan operasionalnya.

·         Proses penciptaan nilai dalam organisasi publik, bukan didasarkan pada hukum penawaran dan permintaan pasar, melainkan melalui proses birokratis, yaitu izin dari lingkungan otorisasi.

     B.     Orgnisasi Privat

a.       Pengertian

Istilah privat berasal dari bahasa Latin “set apart” (yang terpisah). Sasaran organisasi publik ditujukan  pada hal – hal yang ‘terpisah’ dari masyarakat secara umum.

Organisasi privat atau bisnis adalah organisasi yang ditujukan untuk menyediakan barang dan jasa kepada konsumen, yang dibedakan dari kemampuanya membayar barang dan jasa tersebut sesuai dengan hukum pasar.

b.      Lingkungan Organisasi

Lingkungan dalam organisasi privat :

·      Lingkungan otorisasi, misal dewan komisaris atau rapat umum pemegang saham yang menentukan pendanaan dan batas – batas wewenang perusahaan. Akan tetapi, tentu saja lingkungan otorisasi pada organisasi privat tidak sekompleks organisasi publik.

·      Proses penciptaan nilai dalam organisasi privat, menitikberatkan proses pengambilan keputusan pada naik-turunya permintaan pasar, sehingga pengambilan keputusan biasanya berlangsung lebih cepat.

 Tabel perbandingan organisasi publik dan privat secara umum

No		Organisasi Publik	Organisasi Privat
1.	Tujuan	laba	non laba
2.	Produk yang dihasilkan	Publics goods	Privat goods
3.	Cara pengambilan keputusan	demokratis	Strategis bisnis
4.	Ukuran kinerja	Social welfare	efisiensi
5.	Misi organisasi	“melakukan kebaikan”	“untung rugi”

      Ciri – Ciri Organisasi Publik dan Privat

            Sekedar perbandingan, kita dapat melihat pendapat Baber mengenai perbadaan organisasi publik dan privat.

1.      Organisasi Publik tugasnya lebih kompleks dan ambigu.

2.      Organisasi Publik lebih banyak menghadapi masalah dalam implementasi keputusan.

3.      Organisasi Publik memperkerjakan lebih banyak pegawai dengan motivasi beragam.

4.      Organisasi Publik lebih memperhatikan bagaimana mengamankan peluang/kapasitas yang ada.

5.      Organisasi Publik lebih memperhatikan usaha kompensasi kegagalan pasar.

6.      Organisasi Publik lebih banyak kegiatan dengan signifikan simbolis lebih besar.

7.      Organisasi Publik memegang standar lebih ketat dalam komitmen dan legalitas.

8.      Organisasi Publik lebih fokus menjawab ketidakadilan.

9.      Organisasi Publik beroperasi untuk kepentingan publik

10.  Organisasi Publik harus menjaga dukungan minimal masyarakat dalam tingkatan.

“Tipe – tipe Organisasi Publik”

		Tujuan
		Jelas	Tidak Jelas
Hubungan kausal	Pasti Tidak Pasti	A: Efisiensi Ekonomi B: Kriteria Judgmental	C: Legitimasi Kelembagaan D: Legitimasi Kelembagaan

Menurut Sorensen (dalam Elliassen dan Kooiman, 1993:225-6), organisasi publik terbagi dalam empat kategori.

Organisasi publik kategori A adalah organisasi – organisasi publik yang memiliki berbagai tujuan yang terdefinisi secara jelas serta hubungan sebab-akibat yang diketahui dengan pasti dalam memproduksi public goods yang ditugaskan kepadanya. Tipe ini biasanya kita temukan pada perusahaan – perusahaan milik negara.

Organisasi publik kategori B adalah organisasi-organisasi publik dimana tujuan – tujuan yang harus dicapai cukup jelas, tetapi hubungan sebab-akibat dalam proses operasional tidak diketahui dengan pasti. Untuk organisasi publik semacam ini, kita tidak bisa menerapkan ukuran – ukuran kinerja yang semata – mata bersifat ekonomis. Biasanya penilaian kinerja dilakukan melalui pendapat para ahli.

Organisasi publik kategori C adalah organisasi- organisasi publik diman tujuan-tujuan organisasi tidak secara jelas bisa didefinisikan , tetai hubungan sebab akibat dalam kegiatan operasional organisasi dapat ditentukan secara pasti.

Organisasi publik kategori D adalah organisasi-organisasi publik dimana baik tujuan – tujuan organisasi maupun hubungan sebab-akibat operasionalnya tidak dapat ditentukan secara jelas. Di sini tercakup badan-badan pemerintah seperti departemen-departemen, kepolisian, tentara, dan lain lain. Untuk kedua tipe ini, kita tidak bisa menerapkan ukuran –ukuran ekonomis maupun judgmental, melainkan legitimasi kelembagaan.